Grundfunktionen: 4. Datenüberprüfung

Dank der Datenüberprüfung, bzw. der Gültigkeit, kann man den Inhalt der einer Zelle steuern (bzw. Inhalt begrenzen). Diese Funktion ist zentral, wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten oder wenn man die Liste für jemand anderes erstellt.

Arbeiten mehrere Personen an einer Liste, so geben diese Personen die Daten meist auf unterschiedliche Weise an. Dadurch kann ein Durcheinander oder Missverständnis entstehen. Wenn man gewisse Zellen für Berechnungen verwenden will, sind manche Vorgaben dringend notwendig. Diese Begrenzungen können aber auch den Komfort für die Bedienung der Liste massiv steigern.

LO & AOO: Daten > Gültigkeit

Excel: Daten > Datenüberprüfung

Standardmässig ist jeder Wert zugelassen – man kann die Auswahl aber auf bestimmte Werte beschränken. Zum Beispiel auf ganze Zahlen, auf ein Datum oder die Uhrzeit. So tragen bestimmt alle die selben Werte ein, wie dies vorgesehen ist.

Richtig spannend wird es, wenn man einen Zellbereich angibt – bzw. eine Liste. Mit dieser Funktion kann man mittels Dropdown eine Auswahl zur Verfügung stellen. Dies erleichtert das Ausfüllen der Liste massiv – so kann man zum Beispiel per Dropdown die Auswahl zwischen „ja“ und „nein“ geben – so müssen sich alle entscheiden – und es ist sehr einfach, dieses Feld auszufüllen.

Meldungen

In diesem Zusammenhang sind auch die beiden Meldungen sehr hilfreich, die zur Verfügung stehen. Die Fehlermeldung (ebenfalls unter Daten > Gültigkeit) erscheint, wenn die Eingaben nicht korrekt war (z.B. Text enthielt, obwohl man nur Ganzzahlen zuliess). Ich erachte jedoch die Eingabehilfe als wesentlich nützlicher – diese zeigt einen Hinweis zu dieser Zelle an, die man aktiviert hat. So kann man beschreiben, welche Werte zugelassen sind, und wie man sie eingeben soll.

Tipps
  • Nutze die Datenüberprüfung, sobald mehrere Personen an einem Dokument arbeiten.
  • Nutze die Datenüberprüfung für Felder, die für Berechnungen benötigt werden
  • Erleichtere dem Benutzer der Tabelle die Eingabe durch Dropdown und durch Meldungen bei der Eingabe

 

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